2018년 건축인․허가 등 민원처리실태 특정감사 결과 보고서

2018.  8.

감사담당관실

목   차

Ⅰ. 감사실시 개요                            --------- 1.

Ⅱ. 처분요구사항

1. ㅁㅁ교회 건축허가에 따른 민원처리 소홀                ----------05.

2. 자연장지 조성 신고처리 소홀                            -----------08.

3. 정보공개청구 지연처리 및 수수료 미징수                --------- 10.

4.민원접수부 미등록 등 민원처리 부적정                   ----------13.

5. 국민신문고 민원처리 지연                             --------- 16.

6. 다수인관련민원 처리 부적정                           --------- 18.

7. 민원처리 사무전결 규정 미이행                        --------- 21.

8. 소하천 권리‧의무 승계 관련 처리 부적정                  --------- 23.

9. 업무협의 요청에 대한 지연 회신                       --------- 25.

10. 업무협의에 대한 보완요구 부적정                      --------- 27.

11. 민원처리 보완요구 부적정                            --------- 29.

2018년 건축인․허가 등 민원처리실태 특정감사 결과 보고서

□ 민원사무 처리실태 전반에 대한 점검으로 위법․부당한 업무      처리에 대하여 시정․개선을 통한 공정하고 신속한 민원처리 유도

□ 제도개선 및 수범사례는 적극 발굴․전파하여 민원발생 요인을     사전 예방코자 함.

Ⅰ	감사개요

□ 감사배경 및 목적

❍ 민원처리에 관한 법률에 규정된 관련 절차 및 기한 준수, 고충민원 적정처리, 건축 인허가 민원 협의지연 및 거부처분 처리 등 관련 법규 준수여부를 중점 점검하여 부적정 처리사항에 대한 시정조치

❍ 위법․부당사항의 반복되는 요인을 분석하여 근본적인 개선방안 모색으로 행정의 신뢰도 제고 및 시민 만족도 향상 도모

□ 감사대상 및 범위

❍ 감사대상 : 68개부서(본청 및 사업소․본부․보건소, 구청)

❍ 감사범위 : 2017. 5. 1 ~ 2018. 6. 30 까지 처리한 민원

□ 감사기간 및 인원

❍ 감사기간 : 2018. 7. 17. ~ 7. 27.

❍ 감사반 및 업무분장 : 2개반 / 5명(민원조사팀장,기술감사팀장 외 3명)

□ 관련근거

❍「공공감사에 관한 법률」 제19조, 제20조

❍「포항시 자체감사 규칙」 제4조, 제6조

□ 감사방향

❍ 직무태만, 무사안일한 행정 편의적 업무처리에 따른 민원지연,        관련 법령 규정에 불부합 하는 부적정 처리부분에 대해 집중 점       검하여 신속․공정한 민원행정 구현

〇 제도개선, 모범 및 우수민원 처리 사례를 적극 발굴․전파하여 시민 만족도 제고

□ 중점감사 사항

❍ 민원처리에 관한 법률에 규정된 관련 절차 및 기한 등 준수 여부

❍ 고충민원 해결을 위한 적극성 및 적정처리 여부

❍ 건축 인‧허가 등 협의지연 및 거부처분 처리 적정성 여부

❍ 불합리한 법규․제도 및 행정관행 개선, 민원처리 우수사례 발굴

□ 감사결과처리

❍ 감사결과 위법․부당사항과 관련하여 감사대상기관으로부터 충분한 의견을 듣고 지적사항에 대한 이견을 조정․해소하기 위해 감사종료일

확인서 검토, 업무처리 경위 및 향후 처리대책 등에 대한 충분한 의견을 수렴하였다.

이후 감사담당관 감사마감회의에서 제시된 의견 등을 종합하여 지적사항에 대한 내부검토를 거쳐 2018.08.24. 감사결과심의위원회 심의 후 감사결과를 최종 확정하였다.

Ⅱ	처분요구서

명세 : 별첨

【일련번호 - 1】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	ㅁㅁ교회 건축허가에 따른 민원처리 소홀
소 관 부 서	남구 ㅎㅎㅎㅎ과
조 치 부 서	남구 ㅎㅎㅎㅎ과
내 용

1. 업무 개요

남구 ㅎㅎㅎㅎ과에서는 「건축법」 및 「국토의 계획 및 이용에 관한 법률」에 따라 건축허가(층수가 6층 이하로서 연면적이 2,000㎡ 이하인 건축 등) 및 개발행위허가(2,000㎡ 이하의 토지의 형질변경 등) 업무를 처리하고 있으며, 인․허가 민원 접수․처리 시 「개별법령」과 「민원처리에 관한 법률」 및 「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법」을 준수하여야 한다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제4조에 의하면 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속․공정․친절․적법하게 처리하여야 하고, 같은 법 제22조에 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구하여야 하며, 같은 법 시행령 제24조에 의하면 민원인에게 민원문서의 보완을 요구하는 경우에는 문서 또는 구술 등으로 하되 민원인이 특별히 요청한 경우에는 문서로 하여야 하며, 보완요구를 받은 민원인이 보완요구를 받은 기간 내에 보완을 할 수 없음을 이유로 보완에 필요한 기간을 분명하게 밝혀 기간 연장을 요청하는 경우에는 이를 고려하여 다시 보완기간을 정하여야 한다. 이 경우 민원인의 기간 연장 요청은 2회로 한정한다. 민원인이 보완기간 또는 다시정한 보완기간 내에 민원문서를 보완하지 아니한 경우에는 10일 이내에 기간을 정하여 다시 보완을 요구할 수 있으며, 같은 법 시행령 제23조에 의하면 민원이 접수된 날부터 30일이 지났으나 처리가 완료되지 아니한 경우에는 그 처리진행상황과 처리완료 예정일 등을 적은 문서를 민원인에게 교부하거나 정보통신망 또는 우편 등의 방법으로 통지하여야 하며, 통지는 민원이 접수된 날부터 30일이 지날 때마다 통지하는 것을 원칙으로 한다.

「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법」 제10조에 의하면 토지이용 인․허가권자는 인․허가 과정에서 관계기관 등과 협의가 필요한 경우 해당 토지이용 인․허가와 관련한 모든 협의절차를 동시에 착수하여야 하고, 같은 법 제11조에 토지이용 인․허가권자 등은 특별한 사유가 없으면 다음 각 호에서 정한 기간 내에 그 절차를 완료하여야 하며, 이 경우 토지이용 인․허가 신청인의 관련 서류 보완기간은 해당 기간에 산입하지 아니 한다. 1. 관계기관 협의 : 토지이용 인․허가 신청․접수 후 10일 이내. 다만, 「산지관리법」에 따른 산지전용허가와 산지일시사용허가는 30일 이내 2. 위원회 심의 : 위원회 심의 요청일로부터 30일 이내(회의 소집에 소요된 기간 포함), 그리고 다음 각 호에서 정한 횟수를 초과하여 토지이용 인․허가 신청인에게 관련 서류의 보완을 요구하거나 재심의를 할 수 없다. 1. 보완요구 : 1회(서류에 대한 보완요구는 2회, 동일한 보완사항에 대한 재보완을 요구하는 경우는 횟수에 포함하지 아니함) 2. 위원회 재심의 : 2회

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17. ~ 7.27)중 ㅁㅁ교회 건축허가 처리실태를 확인한 결과 [표 1] 『ㅁㅁ교회 건축허가 처리현황』 및  [표 2] 『민원처리절차 위반내용』과 같이 ㅁㅁ교회 건축허가신청을 2017.1.3.~2017.9.6.까지 처리하면서 총8회에 걸쳐 보완 4회, 재보완 4회로 3~4개월(관계기간협의, 도시계획자문, 개발행위 등) 내에 민원처리가 충분히 가능함에도 8개월여 만에 처리하여 건축주 등으로부터 수차례 걸쳐 포항시 감사담당관실 등에 건축허가처리 지연의 부당함을 신고토록 하여 민원인의 경제적 손실 초래와 더불어 행정신뢰도를 저하시켰으며,

2017.1.3. 1차보완(소방․통신협의, 비행안전검토 등), 2017.1.20. 2차보완(도로점용협의), 2017.3.28. 3차보완(도시계획자문 1차 – 도시계획도로 개설고려, 차량진출입․주차계획 등), 2017.4.27. 4차재보완(도시계획재자문 – 1차 자문내용), 2017.6.14. 5차재보완(전화구술보완 – 도시계획도로와 접속하는 진출입로 확보 등), 2017.7.3. 6차보완[위해 및 환경오염방지, 기반시설계획(진출입공간 확보), 교통소통대책 등], 2017.7.19. 7차재보완(민원발생방지계획 및 공사차량 원활한 공간확보계획), 2017.8.18. 8차재보완(토사반출/차량집출입 등 공사계획)

또한, 민원처리절차 부적정 내용으로 남구 ㅎㅎㅎㅎ과(도시팀)의 6차보완(진출입공간확보, 교통소통대책, 환경오염방지대책 등)의 경우(16일) 도시계획위원회 자문결과 등(3~5차보완)과 유사보완으로 일괄 보완요구 했어야 하며, 7차보완의 경우 “건축공사중 민원발생 방지계획 및 공사용 차량의 원활한 공간확보 계획서” 민원서류 보완/보정 요구(16일)후 보완서류 제출없이 보완완료 처리하였으며, 기타 관계기관 협의 기간의 경우 10일 임에도 13일을 주었고, 그리고 민원이 접수된 날부터 30일이 지났으나 처리가 완료되지 아니한 경우에는 민원이 접수된 날부터 30일이 지날 때 마다 민원인에게 민원처리 추진상황을 통지했어야 함에도 민원처리기간 8개월여 간 한 번도 통지하지 아니하는 등으로 인해 민원인 불편초래와 법규를 준수하지 아니한 사실이 있다.

[표 1] ㅁㅁ교회 건축허가 민원처리 부적정 현황

- 표 생 략 -

조치할 사항   남구 ㅎㅎㅎㅎ과장은

① 「건축법」및「국토의 계획 및 이용에 관한 법률」에 따라 건축허가(층수가 6층 이하로서 연면적이 2,000㎡ 이하인 건축 등) 및 개발행위허가(2,000㎡ 이하의 토지의 형질변경 등) 업무 처리시, 「개별법령」과 「민원처리에 관한 법률」 및 「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법」을 준수하여 주시기 바랍니다.(주의)

②  관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 2】

포     항     시

주 의 요 구

제       목   자연장지 조성 신고처리 소홀

소 관 부 서   북구 ㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과

조 치 부 서   북구 ㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과

내       용

1. 업무 개요

북구 ㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과는 장지조성 신고업무를 처리(회신) 함에 있어 「민원처리에 관한 법률」및「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법』과 『개별법령』에 따라 신속․공정․적법하게 처리하여야 한다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제4조에 의하면 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속․공정․친절․적법하게 처리하여야 하고, 제20조(관계 기관․부서 간의 협조)에 따라 민원을 처리하는 주무부서에서 관계부서의 협조가 필요한 경우, 그 민원의 처리기간 내에서 회신기간을 정하여 협조요청 하여야 하며, 요청받은 부서는 그 회신기간 내에 이를 처리하여야 하고, 회신기간 내에 그 민원을 처리할 수 없는 특별한 사정이 있는 경우에는 그 회신기간의 범위에서 한차례 만 기간을 연장 할 수 있다고 규정하고 있으며, 같은 법 시행령 제23조에 의하면 민원이 접수된 날부터 30일이 지났으나 처리가 완료되지 아니한 경우에는 그 처리진행상황과 처리완료 예정일 등을 적은 문서를 민원인에게 교부하거나 정보통신망 또는 우편 등의 방법으로 통지하여야 하며, 통지는 민원이 접수된 날부터 30일이 지날 때마다 통지하는 것을 원칙으로 한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17.~7.27)중 민원처리실태를 2017.5.1. ~ 2018.6.30.까지 확인한 결과 북구 ㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과에서는 [표 1] 『자연장지 조성 신고처리 현황』과 같이 협의부서(북구건축허가과)의 최종 회신자료가 도달하였음에도 4일 지연 처리하였고, 또한 민원접수 날부터 2개월 20여일이 경과하였음에도 민원처리 진행상황 등을 2회 걸쳐 민원인에게 통지하지 아니한 사실이 있다.

[표 1] 자연장지 조성 신고처리 현황[표생략]

조치할 사항    ① 북구 ㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과장은  장지조성 신고업무를 처리(회신) 함에 있어 「민원처리에 관한 법률」및「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법』과 『개별법령』에 따라 관계 부서간 협의시 민원처리가 지연되거나 처리진행상황 통보가 누락되는 일이 없도록 유념하여 주시기 바랍니다.(주의)

② 관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 – 3】

포     항     시

주 의 요 구

제       목   정보공개청구 지연처리 및 수수료(우편요금) 미징수

소 관 부 서   ㅎㅎㅎㅎ관, ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ과, ㅆㅆㅆㅆ과, ㄲㄲㄲㄲㄲㄲ과,                    ㅊㅊ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴ과, 북구ㅍㅍㅍㅍ과, ㅌㅌㅌㅌ과,

ㄹㄹㄹㄹ과, ㄸㄸㄸㄸ과, ㅃㅃ과

조 치 부 서   ㅎㅎㅎㅎ관, ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ과, ㅆㅆㅆㅆ과, ㄲㄲㄲㄲㄲㄲ과,                    ㅊㅊ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴ과, 북구ㅍㅍㅍㅍ과, ㅌㅌㅌㅌ과,

ㄹㄹㄹㄹ과, ㄸㄸㄸㄸ과, ㅃㅃ과

내       용

1. 업무 개요

정보공개 청구신청을 받은 부서에서는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 및 「포항시 제증명 등 수수료 징수 조례」에 따라 공개여부를 결정하고 공개되는 정보의 열람․시청․사본․복사․인화에 필요한 수수료와 우송에 소요되는 우편요금을 청구인에게 납부 받은 후 공개 하여야 한다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제11조 및 같은 법 시행령 제12조에 따라 공공기관은 정보공개 청구를 받으면 청구를 받은 날부터 10일 이내에 공개를 여부를 결정하여야 하고, 공개를 결정하였을 때에는 10일 이내의 범위에서 공개 일시를 정하여 청구인에게 통지하여야 하며, 부득이한 사유로 기간 이내에 공개 여부를 결정할 수 없을 때에는 그 기간이 끝나는 날의 다음 날부터 기산하여 10일의 범위에서 공개 여부 결정기간을 연장할 수 있고, 이 경우 공공기관은 연장된 사실과 연장 사유를 청구인에게 지체 없이 문서로 통지하여야 하며,

같은 법 제17조 및 시행령 제17조에 의하면 정보의 공개 및 우송 등에 드는 비용은 실비의 범위에서 청구인이 부담하고, 지방자치단체의 경우 수수료의 금액은 조례로 정하며, 공개를 청구하는 사용 목적이 공공복리의 유지․증진을 위하여 필요하다고 인정하는 비영리의 학술․공익단체 또는 법인이 학술이나 연구목적 또는 행정감시를 위하여 필요한 정보를 청구하는 등의 경우에는 비용을 감면할 수 있으며, 정보공개 수수료의 전자적 납부(전자금융거래법 제2조 제11호)를 우선 수단으로 하고 부득이한 경우 현금으로 낼 수 있으며, 국가기관은 수입인지, 지방자치단체는 수입증지도 가능 하다.

「포항시 제증명 등 수수료 징수 조례」 제3조 및 제7조에 의하면, 정보공개 청구에 따른 열람․시청․사본․복사․인화에 필요한 수수료는 별표 3과 같으며, 또한 감면 사항을 규정하고 있다.

행정자치부 「정보공개 운영 매뉴얼」에 의하면, 정보공개 통지후 청구인에게 해당 수수료와 우송료를 납부 받은 후 공개하여야 하고, 통지한 후 10일이 지날 때 까지 청구인이 정당한 사유 없이 정보공개에 응하지 아니하였을 때에는 내부 종결처리가 가능하며, 수입증지로 납부 받은 수수료는 정보공개 결정통지서에 붙이고 소인후 기관에서 보관하며, 수수료산정은 개별 건별 합산하는 대신 공개 결정된 전체정보를 대상으로 수수료를 산정한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17. ~ 7.27)중 행정정보공개에 따른 처리기간 준수와 소요되는 수수료 및 우편요금 징수실태를 2017.5.1. ~ 2018.6.30.까지 처리한 내역을 확인한 결과 [붙임 1] 『정보공개청구 결정통지 지연 현황』과 같이 9개부서에서 20건을 최소 1일에서 최대 6일까지 지연처리 하였고, 또한  [붙임 2] 『정보공개 수수료 및 우편요금 미징수 현황』과 같이 6개 부서에서 11건에 대해 신청인으로부터 발급 수수료 미징수와 2개부서에서 3건에 대한 우편요금도 징수하지 아니한 사실이 있다.

□ 정보공개청구 결정통지 지연 현황 - [표생략]

□ 정보공개 수수료 및 우편요금 미징수 현황 - [표생략]

조치할 사항   ① ㅎㅎㅎㅎ관, ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ과, ㅆㅆㅆㅆ과, ㄲㄲㄲㄲㄲㄲ과,                    ㅊㅊ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴ과, 북구ㅍㅍㅍㅍ과, ㅌㅌㅌㅌ과,

ㄹㄹㄹㄹ과, ㄸㄸㄸㄸ과, ㅃㅃ과장은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」및「포항시 제증명 등 수수료 징수 조례」에 따라 정보공개 청구를 받으면 청구를 받은 날부터 10일 이내에 공개를 여부를 결정토록 하고 정보의 열람․시청․사본․복사․인화에 필요한 수수료와 우송에 소요되는 수수료가 미징수 되는 일이 없도록 관련업무에 철저를 기하시기 바랍니다.(주의)

② 관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 – 4】

포     항     시

주 의 요 구

제       목   민원접수부 미등록 등 민원처리 부적정

소 관 부 서   xxxx과, aaaaaa과, qqqqq과, vvvvv과, gg과, kkkkkk과

rrrr과, cccc과, 남구jjjj과, 남구yyy과, 북구mmmm과,

북구fff과, 북구www과, 북구zzzzz과,

조 치 부 서   xxxx과, aaaaaa과, qqqqq과, vvvvv과, gg과, kkkkkk과

rrrr과, cccc과, 남구jjjj과, 남구yyy과, 북구mmmm과,

북구fff과, 북구www과, 북구zzzzz과,

내       용

1. 업무 개요

민원처리부서에서는 접수된 민원서류를 처리함에 있어 「민원처리에 관한 법률」 , 「공공기록물 관리에 관한 법률」, 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」 및 「도로법」 등 개별법령에 따라 신속․공정․적법하게 처리하여야 한다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제9조, 같은법 시행령 제6조 및 시행규칙 제2조 따라 민원을 접수하였을 때에는 그 순서에 따라 민원 처리부에 기록하고 해당 민원인에게 접수증을 발급하여야 하고, 처리기준과 절차, 예상처리소요기간 등을 민원인에게 안내하여야 하며, 그 민원문서의 왼쪽 윗부분에 민원문서 표시인을 찍어야 하고, 같은 법 제20조(관계기관․부서간의 협조)에 의하면 민원을 처리할 때 관계 기관․부서의 협조가 필요한 경우에는 민원을 접수한 후 지체 없이 그 민원의 처리기간 내에서 회신기간을 정하여 협조를 요청하여야 하며, 요청받은 기관․부서는 그 회신기내에 이를 처리하여야 한다.

또한, 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」제18조(문서의 접수․처리) 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조(기록물의 등록) 규정에 따라 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수번호를 부여하도록 되어 있고, 또한 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」제10조(문서의 결재) 및 「포항시 사무전결처리 규칙」 제4조(전결대상 사무 등) 규정에 따라 전결권자의 결재를 득하여야 한다.

그리고, 「도로법」제61조(도로의 점용허가)에 따른 도로점용허가의 신청, 도로점용허가의 기간연장 허가 또는 변경허가 신청시 같은 법 제103조(수수료의 징수) 및 같은 법 시행규칙 제49조(허가수수료의 징수) 규정에 따라 수수료를 징수하여야 한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17.~7.27)중 민원서류 처리실태를 확인한 결과 [붙임] 『민원접수부 미등록 및 수수료 미징수 현황』과 같이 2017.5.1. ~ 2018.6.30. 까지 민원업무를 처리하면서 14개부서에서 30건을 민원처리부에 미접수로 인해 법정처리기한을 정하지 않고 담당자가 임의처리 하였고, 3개부서에서 4건을 전자기록생산시스템 미등록 및 전결규정에 따라 결재를 득하지 않고 처리하였으며, 또한, 도로시설과에서는 도로점용허가 신청에 따른 허가수수료 5건/ 5천원(건당 1천원)을 징수하지 않는 등 민원 처리를 소홀히 한 사실이 있다.

□ 민원접수부 미등록 및 수수료 미징수 현황[표생략]

조치할 사항

① xxxx과, aaaaaa과, qqqqq과, vvvvv과, gg과, kkkkkk과 rrrr과, cccc과, 남구jjjj과, 남구yyy과, 북구mmmm과, 북구fff과, 북구www과, 북구zzzzz과장은 민원처리부서에서는 접수된 민원서류를 처리함에 있어「민원처리에 관한 법률」,「공공기록물 관리에 관한 법률」,「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」에 따라 없도록 민원서류를 미등록하거나 수수료를 미징수하는 일이 없도록 업무처리에 철저를 기하여 주시기 바랍니다.(주의)

② 관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 – 5】

포     항     시

주 의 요 구

제       목   국민신문고 민원처리 지연

소 관 부 서   AA과, YYYY과, UUU과, OOOO과, PPPPP과,

남구 FFFF과, 남구 GGGG과, 북구 NNNN과

조 치 부 서   AA과, YYYY과, UUU과, OOOO과, PPPPP과,

남구 FFFF과, 남구 GGGG과, 북구 NNNN과

내       용

1. 업무 개요

AA과, YYYY과, UUU과, OOOO과, PPPPP과,  구 FFFF과, 남구 GGGG과, 북구 NNNN과에서는 「전자정부법」과「민원처리에 관한 법률」에 따라 국민신문고 민원을 접수하여 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「전자정부법」제7조(전자적 민원처리 신청 등)에 따라 행정기관의 장은 해당기관에서 처리할 민원사항 등에 대하여 관계법령에서 문서·서면·서류 등의 종이문서로 신청, 신고 또는 제출 등을 하도록 규정하고 있는 경우에도 전자문서로 신청 등을 하게 할 수 있으며,

「민원 처리에 관한 법률」제4조에 따라 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속·공정·친절·적법하게 처리하여야 하고, 같은법 제6조에 따라 관계법령 등에서 정한 처리기간이 남아 있다거나 그 민원과 관련 없는 공과금 등을 미납하였다는 이유로 민원처리를 지연시켜서는 아니 되며,

제9조(민원의 접수)는 행정기관의 장은 민원의 신청을 받았을 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며, 접수된 민원문서를 부당하게 되돌려 보내서는 아니 되는 규정을 명시하고 있다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데 이번 민원처리실태 감사기간(2018. 7. 17. ~ 7. 27) 중 국민신문고로 접수·처리된 민원에 대하여 검토한 결과 [별첨1] “국민신문고 민원 지연 처리 현황”과 같이 AA과 7개 부서에서는 19건의 민원에 대하여 처리기한을 4일부터 최장 33일까지 업무과다, 기간착오, 결재지연 등의 사유로 민원을 지연 처리함으로 민원인들에게 불편을 초래하였다.

□ 국민신문고 민원 지연 처리 현황[표생략]

조치할 사항    ① AA과, YYYY과, UUU과, OOOO과, PPPPP과,  구 FFFF과, 남구 GGGG과, 북구 NNNN과장은 「전자정부법」및「민원 처리에 관한 법률」을 준수하여 국민신문고로 접수된 민원에 대해 지연 처리되는 일이 없도록 부서직원 업무연찬 등 업무처리에 철저를 기하시기 바랍니다.(주의)

② 관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 – 6】

포     항     시

주 의 요 구

제       목   다수인관련민원 처리 부적정

소 관 부 서   ㅂㅂㅂㅂ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과, ㄷㄷㄷㄷ과

ㄱㄱ과, ㅇㅇㅇㅇ과, ㅎㅎㅎㅎ과, ㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹ과,

ㅍㅍㅍㅍ과, 남구ㅋㅋㅋㅋ과, 남구ㅆㅆ과

조 치 부 서   ㅂㅂㅂㅂ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과, ㄷㄷㄷㄷ과

ㄱㄱ과, ㅇㅇㅇㅇ과, ㅎㅎㅎㅎ과, ㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹ과,

ㅍㅍㅍㅍ과, 남구ㅋㅋㅋㅋ과, 남구ㅆㅆ과

내       용

1. 업무 개요

“다수인관련민원”이란 5세대 이상의 공동이해와 관련되어 5명 이상이 연명으로 제출하는 민원을 말하며 ㅂㅂㅂㅂ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과, ㄷㄷㄷㄷ과, ㄱㄱ과, ㅇㅇㅇㅇ과, ㅎㅎㅎㅎ과, ㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹ과, ㅍㅍㅍㅍ과, 남구ㅋㅋㅋㅋ과, 남구ㅆㅆ과에서는「민원처리에 관한 법률」,「다수인관련민원 관리 및 해소추진 지침(2006년)」,「다수인관련민원 관리 및 해소추진 계획(2010년)」에 따라 다수인관련민원을 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제24조(다수인관련민원의 처리)에 따라 행정기관의 장은 다수인관련민원이 발생한 경우에는 신속·공정·적법하게 해결될 수 있도록 조치하여야 하며, 같은법 시행령 제27조(다수인관련민원의 관리)에 따라 다수인관련민원을 효율적으로 관리하기 위하여 다수인관련민원의 처리상황을 확인·분석하여야 한다고 규정하고 있으며,「다수인관련민원 관리 및 해소추진 지침(2006년/국민고충처리위원회)」, 「다수인관련민원 관리 및 해소추진 계획(2010년/자체)」,「다수인관련 민원 처리상황(결과) 통보 철저(감사담당관-9674/2016.09.28.)」공문에 따라 처리결과를 감사담당관으로 통보하여야 한다.

또한 포항시 사무전결처리 규칙 제4조(전결대상사무 등) 전결사항에 따라 20인이상 다수인관련 청원·진정 및 건의사항은 시장결재를 득하여야 하고 기타 청원·진정 및 건의사항은 부시장 결재를 득하여야 한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데 이번 민원처리실태 감사기간(2018. 7. 17 ~ 7. 27) 중 다수인관련민원 처리에 대하여 검토한 결과, 아래 [별첨1]‘다수인관련민원 부적정 처리 현황’과 같이 ㅂㅂㅂㅂ과 외 11개 부서에서는「포항시사무전결규칙」에 따라 20인 이상의 다수인관련 청원·진정 및 건의사항은 시장결재를 득하여야 하고, 기타 청원·진정 및 건의사항은 부시장 전결사항임에도 이를 이행하지 않았고, 또한 다수인관련민원의 효율적 관리를 위한 처리상황 확인·분석 업무를 위해 처리결과를 감사담당관에 통보하여야 함에도 이행하지 않은 사실이 있다.

[별첨1] 다수인관련민원 부적정 처리 현황[표생략]

조치할 사항    ① ㅂㅂㅂㅂ과, ㅉㅉㅉㅉ과, ㄴㄴㄴㄴㄴㄴㄴ과, ㄷㄷㄷㄷ과, ㄱㄱ과, ㅇㅇㅇㅇ과, ㅎㅎㅎㅎ과, ㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹ과, ㅍㅍㅍㅍ과, 남구ㅋㅋㅋㅋ과, 남구ㅆㅆ과장은 「민원처리에 관한 법률」제24조(다수인관련민원의 처리)에 따라 다수인관련민원이 발생한 경우에는 신속·공정·적법하게 해결될 수 있도록 부서직원 업무연찬을 통해 업무처리에 철저를 기하시기 바랍니다.(주의)

② 관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 7】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	민원처리 사무전결 규정 미이행
소 관 부 서	MMMM과, NNNNN과, ZZZZZZZ과, KKKKK단, JJJ과, 남구PPPP과, YYYYY과, 북구UUUUU과, GGGGG과
조 치 부 서	MMMM과, NNNNN과, ZZZZZZZ과, KKKKK단, JJJ과, 남구PPPP과, YYYYY과, 북구UUUUU과, GGGGG과
내 용

1. 업무 개요

MMMM과, NNNNN과, ZZZZZZZ과, KKKKK단, JJJ과, 남구PPPP과, YYYYY과, 북구UUUUU과, GGGGG과에서는「민원처리에 관한 법률」및 각 그 민원 관련 개별법 등에 의거 민원을 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제4조(민원 처리 담당자의 의무) 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속·공정·친절·적법하게 처리하여야 한다.

「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」제18조(문서의 접수․처리) 및「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조(기록물의 등록) 규정에 따라 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수번호를 부여하도록 되어 있고, 또한 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」제10조(문서의 결재) 및「포항시 사무전결처리 규칙」 제4조(전결대상 사무 등) 규정에 따라 전결권자의 결재를 득하여야 한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데 이번 민원처리실태 감사기간(2018. 7. 17. ~ 7. 27) 중  MMMM과 외 8개 부서에서는[별첨1]‘민원사무처리 전결규정 미이행 현황’과 같이 국민신문고로 접수된 민원처리에 있어서 민원처리에 관한 법률에서 정한 법정기한 내에「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」및「포항시 사무전결처리 규칙」에 따라 전결권자의 결재(결재상신)를 득한 후 민원처리에 대한 답변을 통보하여야 함에도 단순, 중복 민원으로 판단하여 결재를 득하지 않고 담당자가 직접 답변처리하는 등 민원 처리를 소홀히 한 사실이 있다.

조치할 사항    ① MMMM과, NNNNN과, ZZZZZZZ과, KKKKK단, JJJ과, 남구PPPP과, YYYYY과, 북구UUUUU과, GGGGG과장은 국민신문고로 접수된 민원처리에 있어서 민원처리에 관한 법률에서 정한 법정기한 내에「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」및「포항시 사무전결처리 규칙」을 준수하여 유사사례가 발생하지 않도록 업무에 철저를 기하시기 바랍니다. (주의)

[별첨1] 민원사무처리전결 규정 미이행 현황[표생략]

②  관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 8】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	소하천 권리․의무 승계 관련 처리 부적정
소 관 부 서	남구 ㄱㄱㄱㄱ과
조 치 부 서	남구 ㄱㄱㄱㄱ과
내 용

1. 업무 개요

남구 ㄱㄱㄱㄱ과에서는 소하천 권리‧의무의 승계 및 점‧사용기간 연장허가 업무를 「소하천정비법」및 「민원처리에 관한 법률」에 따라 신속․공정․적법하게 처리하여야 한다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제9조, 같은 법 시행령 제6조 및 시행규칙 제3조 규정에 따라 민원은 민원실(전자민원창구를 포함)에 접수를 하여야 하고 민원을 접수하였을 때에는 그 순서에 따라 민원 처리부에 기록하고 해당 민원인에게 접수증을 발급하여야 하며, 처리기준과 절차, 예상처리소요기간 등을 민원인에게 안내하여야 한다.

소하천 권리‧의무 승계의 신고의 처리기간은 「소하천 정비법 시행규칙」별지 제3호 서식에 처리기간이 ‘즉시’로 명시되어 있고, 소하천 점‧사용 기간연장 처리기간은 같은 법 시행규칙 별지 제15호 서식에 처리기간이 7일로 명시되어 있다

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17.~7.27)중 민원서류 처리실태를 확인한 결과 아래 표 「소하천 권리‧의무 승계 등 민원처리 부적정 현황」과 같이 2017.11.15. ~ 2017.12.22. 까지 소하천 권리‧의무 승계 10건, 소하천 점‧사용기간 연장 161건의 민원신청서를 신청일자 별로 민원실에 접수‧처리하지 아니하고 2017.12.29.일 일괄 접수‧처리하여 이로 인해 민원처리가 최소 1일에서 25일까지 지연된 사실이 있다.

[표] 소하천 권리‧의무 승계 등 민원처리 부적정 현황[표생략]」

조치할 사항    남구 ㄱㄱㄱㄱ과장은

①  민원을 접수하였을 때에는 그 순서에 따라 민원 처리부에 기록하여야 하고 관련법에서 정한 처리기간내에 처리하는 등 민원 업무에 철저를 기하시기 바랍니다. (주의)

②  관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 9】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	협의요청에 대한 회신 지연
소 관 부 서	ㅎㅎㅎㅎㅎㅎ과, ㄷㄷㄷㄷㄷ과, ㅌㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹㄹ과, 남구 ㅎㅎㅎㅎ과, 북구 ㄲㄲㄲㄲ과, 북구 ㄴㄴㄴㄴ과
조 치 부 서	ㅎㅎㅎㅎㅎㅎ과, ㄷㄷㄷㄷㄷ과, ㅌㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹㄹ과, 남구 ㅎㅎㅎㅎ과, 북구 ㄲㄲㄲㄲ과, 북구 ㄴㄴㄴㄴ과
내 용

1. 업무 개요

ㅎㅎㅎㅎㅎㅎ과, ㄷㄷㄷㄷㄷ과, ㅌㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹㄹ과, 남구 ㅎㅎㅎㅎ과, 북구 ㄲㄲㄲㄲ과, 북구 ㄴㄴㄴㄴ과에서는 민원처리에 관한 법률 및 각 그 민원 관련 개별법 등에 의거 민원업무를 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제20조(관계 기관‧부서 간의 협조) 및 같은 법 시행규칙 제6조에 따라 민원을 처리하는 주무부서는 민원을 처리할 때 관계 기관‧부서의 협조가 필요한 경우에는 민원을 접수한 후 지체 없이 그 민원의 처리기간 내에서 회신기간을 정하여 협조를 요청하여야 하며, 요청받은 기관‧부서는 그 회신기간 내에 이를 처리하여야 한다. 다만, 회신기간 내에 그 민원을 처리할 수 없는 특별한 사정이 있는 경우에는 회신기간이 끝나기 전에 그 연장사유 ‧ 처리진행상황 및 회신예정일 등을 협조를 요청한 부서에 통보하여야 한다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17.~7.27)중 민원서류 처리실태를 확인한 결과 아래 표『업무협의 요청에 대한 회신 지연 현황 』과 같이 ㅎㅎㅎㅎㅎ과 외 6개부서에서는 협의요청 받은 14건에 대하여  민원회신기간에 처리를 완료하지 않았으며 회신기간이 끝나기 전에 연장사유‧처리진행상황 및 회신예정일 등을 협조를 요청한 주무부서에 미 통보하는 등 민원 처리 업무를 소홀히 한 사실이 있다.

[표] 협의요청에 대한 회신 지연 현황[표생략]

조치할 사항   ㅎㅎㅎㅎㅎㅎ과, ㄷㄷㄷㄷㄷ과, ㅌㅌㅌㅌㅌ과, ㄹㄹㄹㄹㄹ과, 남구 ㅎㅎㅎㅎ과, 북구 ㄲㄲㄲㄲ과, 북구 ㄴㄴㄴㄴ과장은

①  민원처리를 위해 주무부서의 협조요청 시 민원처리에 관한 법률  제20조(관계 기관‧부서 간의 협조)에 따라 그 회신기간 내에 회신하고 특별한 사유가 있는 경우 연장 요청하는 등 민원 업무에 철저를 기하시기 바랍니다. (주의)

②  관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 10】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	업무협의에 대한 보완요구 부적정
소 관 부 서	HHHH과
조 치 부 서	HHHH과
내 용

1. 업무 개요

포항시 AAAAA본부 HHHH과에서는 건축 인.허가관련 배수설비 설치신고에 대한 민원 업무를 업무를 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제4조에 의하면 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속․공정․친절․적법하게 처리하여야 하고, 같은 법 제10조(불필요한 서류 요구의 금지)에 해당 행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우에는 그 민원을 처리하는 담당자가 직접 이를 확인 처리하여야 한다고 규정하고 있고, 「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법」 제11조(토지이용 인․허가 협의기간 등)에 보완요구는 1회(서류에 대한 보완요구는 2회, 동일한 보완사항에 대한 재보완을 요구하는 경우는 횟수에 포함하지 아니함)를 초과하여 요구할 수 없다고 규정하고 있다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데, 이번 민원처리실태 특정감사 기간(2018.7.17.~7.27)중 민원서류 처리실태를 확인한 결과, [표]“민원처리 보완 요구 현황”과 같이 행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있거나 담당자가 직접 확인하여야 함에도 민원인에게 불필요한 보완을 요구하여 불편을 초래하였다

[표] 민원처리 보완 요구 현황[표생략]

조치할 사항    AAAAA본부 HHHH과장은

①   행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우에는 그 민원을 처리하는 담당자가 직접 이를 확인 처리하는 등 민원 업무에 철저를 기하시기 바랍니다. (주의)

②  관련자에게는 주의를 촉구합니다.

【관 련 자】「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 의거 비공개

【일련번호 - 11】

포     항     시

주 의 요 구

제 목	민원처리 보완요구 부적정
소 관 부 서	남구 RRRR과, 북구 RRRR과
조 치 부 서	남구 RRRR과, 북구 RRRR과
내 용

1. 업무 개요

남구 RRRR과, 북구 RRRR과 에서는 건축 인.허가관련 민원 업무를 처리하고 있다.

2. 관계 법령(판단 기준)

「민원처리에 관한 법률」제4조에 의하면 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속․공정․친절․적법하게 처리하여야 하고, 같은 법 제10조(불필요한 서류 요구의 금지)에 해당 행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우에는 그 민원을 처리하는 담당자가 직접 이를 확인 처리하여야 한다고 규정하고 있고, 「토지이용 인․허가 절차 간소화를 위한 특별법」 제11조(토지이용 인․허가 협의기간 등)에 보완요구는 1회(서류에 대한 보완요구는 2회, 동일한 보완사항에 대한 재보완을 요구하는 경우는 횟수에 포함하지 아니함)를 초과하여 요구할 수 없다고 규정하고 있다.

3. 감사결과 확인된 문제

그런데 구청 남구 RRRR과, 북구 RRRR과에 대한 민원실태 자체감사 기간(2018. 7. 17. ~ 7. 27)중 점검한 결과, 아래 [표] 민원처리 보완요구 현황과 같이 남구청 건축허가과 5건, 북구청 건축허가과 5건의 업무협의에 대하여 행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 사항에 대하여 민원인에게 제출을 요청하는 보완을 요구한 사실이 있다.

[표] 민원처리 보완 요구 현황[표생략]

조치할 사항    남구 RRRR과, 북구 RRRR과장은 행정기관의 공부 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우에는 그 민원을 처리하는 담당자가 직접 이를 확인 처리하는 등 민원 업무에 철저를 기하시기 바랍니다. (주의)